Guía de Usuario: Facturación Electrónica

El sistema gestiona la comunicación automática con el Ministerio de Hacienda. Esta guía detalla cómo monitorear sus comprobantes, interpretar los estados de envío y resolver incidencias técnicas.

1. Estados del Comprobante

En el listado de facturas, la columna Status indica la etapa actual del documento ante la administración tributaria:

• Procesando: El documento ha sido enviado y se encuentra a la espera de la respuesta de los servidores de Hacienda. Este proceso puede demorar entre 1 y 5 minutos.
• Aceptado: La validación ha sido exitosa. El comprobante es legalmente válido y el sistema ha enviado automáticamente el correo electrónico al cliente con los archivos PDF y XML.
• Rechazado: El Ministerio de Hacienda ha detectado un error de datos o estructura. El documento carece de validez fiscal; es necesario corregir la causa del error y emitir un nuevo comprobante.

2. Resolución de Errores Frecuentes

Errores de Credenciales o Conexión

Si sus facturas presentan errores masivos o permanecen en estado fallido:

1. Diríjase al módulo de Configuración > Hacienda.
2. Validación de ATV: Verifique que el usuario (identificación) y la contraseña del portal ATV sean correctos.
3. Llave Criptográfica: Confirme que su archivo .p12 esté vigente y que el PIN ingresado sea el correcto.
4. Utilice el botón Verificar credenciales para confirmar que el puente de comunicación con los servidores tributarios está activo.

Error: Código Cabys Inválido

Hacienda rechaza cualquier comprobante si el código del catálogo (Cabys) es inexistente, está obsoleto o no corresponde al formato requerido.

• Acción: Edite el producto afectado en el módulo de Inventario.
• Corrección: Utilice el buscador integrado para asignar el código Cabys vigente y guarde los cambios.
• Importante: Una factura rechazada por error de Cabys no puede ser editada. Debe generar una factura nueva una vez corregido el catálogo de productos.

Error: Consecutivo Duplicado

Este incidente ocurre generalmente tras una interrupción de red que provoca un reintento de envío innecesario o usted ya ha utilizado dicho consecutivo en otro sistema de facturación.

• Acción: Contacte a soporte técnico para sincronizar el contador de facturación manualmente.

3. Anulación de Documentos (Notas de Crédito)

Por normativa legal, una factura aceptada por el Ministerio de Hacienda no puede ser eliminada ni editada. Para invalidar sus efectos contables y fiscales, debe emitir una Nota de Crédito.

Procedimiento de anulación:

1. Ubique la factura original en el Listado de Facturas.
2. Haga clic en el menú de Acciones y seleccione la opción Generar Nota de Crédito.
3. El sistema cargará automáticamente los artículos, montos y referencias de la factura original.
4. Referencia: Asegúrese de que el motivo de referencia indique Anula Documento de Referencia.
5. Procesar: Al guardar, se enviará el documento de anulación a Hacienda, dejando la factura original con saldo cero en su contabilidad.

4. Gestión y Reenvío de Comprobantes

• Reenvío a Clientes: Si el cliente no recibió la notificación, puede utilizar la opción Acciones > Enviar por Correo. Esto disparará nuevamente el PDF y los archivos XML (Mensaje Receptor y Factura Electrónica).
• Re-emisión Técnica: En casos donde un documento quede bloqueado por errores en los servidores de Hacienda, la acción de re-emisión está reservada para el nivel de Soporte Técnico con el fin de evitar duplicidades fiscales accidentales.