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Guía de Usuario: Importaciones y Carga de Datos

Optimice su tiempo cargando productos, clientes y existencias de forma masiva utilizando nuestras plantillas de Excel.

1. Importación de Catálogo de Productos

Utilice esta herramienta para dar de alta nuevos artículos o realizar actualizaciones masivas de precios y códigos Cabys.

Proceso de Carga

  1. Navegue a Inventario > Productos.
  2. Haga clic en el botón Importar.
  3. Fundamental: Descargue la Plantilla de Ejemplo para asegurar que los encabezados coincidan exactamente con el sistema.
  4. Cargue su archivo Excel y presione Procesar.

Campos Críticos

Columna Excel Propósito Ejemplo
Nombre del Producto Nombre oficial que aparecerá en la factura. Coca Cola 600ml
Precio con IVA Precio final de venta al público (IVAI). 1500
Unidad de Medida Define la escala de venta (Unid, kg, L, m). Unid
Código Cabys Requisito de Hacienda para Facturación Electrónica. 1234567890123
Moneda Moneda base del precio: CRC o USD. CRC

Tips para evitar errores

  • Evite Duplicados: El sistema usa el Código de Producto (Barras/Interno) como llave. Si el código ya existe, el sistema actualizará los datos; si es nuevo, creará un registro diferente.
  • Formatos Numéricos: Asegúrese de que la columna de precios no contenga símbolos de moneda ($ o ₡), solo números.

2. Importación de Clientes

Cargue su base de datos para agilizar el proceso de facturación y gestión de cuentas por cobrar.

Datos Obligatorios

Para una recepción exitosa por parte de Hacienda, valide que estos campos estén completos:

  • Identificación: Número de cédula (física, jurídica o DIMEX) sin guiones.
  • Tipo Identificación: Debe usar los términos exactos: Fisica, Juridica, DIMEX o NITE.
  • Razón Social: Nombre legal completo.
  • Email: Esencial para el envío automático de comprobantes electrónicos.

Nota sobre nombres personales: Si el archivo tiene el nombre en una sola columna, el sistema aplicará un algoritmo de separación. Ejemplo: "Ana María Rodríguez" se dividirá automáticamente en Nombre: Ana María y Apellidos: Rodríguez. Se recomienda una revisión rápida tras la carga.

3. Control y Ajuste de Inventario (Stock)

Esta función permite sincronizar sus existencias reales con el sistema de forma masiva.

Modos de Actualización

Al subir su archivo de inventario, deberá elegir una de estas dos lógicas:

  1. Modo "Agregar" (Suma):
  • Uso: Recepción de nueva mercadería.
  • Lógica: .
  1. Modo "Reemplazar" (Sobrescribir):
  • Uso: Tomas físicas o auditorías de bodega.
  • Lógica: . (Ignora lo que había antes).

Validación de Resultados

Al finalizar la carga, el sistema generará un reporte automático: inventory_result.xlsx.

  • Estado "Actualizado": El proceso fue exitoso.
  • Estado "Producto no encontrado": El código ingresado en el Excel no existe en su catálogo actual. Debe crearlo primero mediante la "Importación de Productos".